நீங்கள் ஒரு அலுவலகத்தில் பணிபுரிந்தால் மைக்ரோசாப்ட் அவுட்லுக்கில் ஒரு மின்னஞ்சலை எவ்வாறு நினைவுபடுத்துவது என்பது முக்கியம். தர்மசங்கடமான தவறுகள் நிறைந்த மின்னஞ்சலை நீங்கள் ஒருபோதும் அனுப்ப விரும்பவில்லை, குறிப்பாக உங்கள் மூத்தவர்களுக்கு. அது உங்களை திறமையற்றவராகக் காட்டக்கூடும், மேலும் அவர் ஏன் உங்களை வேலைக்கு அமர்த்தினார் என்று உங்கள் மேலாளரைக் கேள்வி எழுப்பக்கூடும்.
தவறான செய்தியில் "அனுப்பு" அல்லது "அனைவருக்கும் பதிலளிக்கவும்" என்று தற்செயலாக அடிப்பதன் மூலம் மூத்தவர்கள் கூட ஒருபோதும் தங்கள் நற்பெயரை அழிக்க விரும்ப மாட்டார்கள். ஏளனத்தையும் அவமானத்தையும் சகித்துக்கொள்வது யாரும் செல்ல விரும்பாத ஒன்று.
அதிர்ஷ்டவசமாக, பல மின்னஞ்சல் கிளையண்டுகள் / மின்னஞ்சல் சேவைகள் மின்னஞ்சல்களை நினைவுபடுத்துவதற்கான செயல்பாட்டை வழங்குகின்றன. ஆம், நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பிய பிறகும் கூட.
விண்டோஸுக்கான எம்.எஸ் அவுட்லுக் இந்த மதிப்புமிக்க அம்சத்துடன் அத்தகைய மின்னஞ்சல் கிளையன்ட் ஆகும். உங்கள் முகம் மற்றும் வேலை இரண்டையும் சேமிக்க அம்சத்தை எவ்வாறு பயன்படுத்தலாம் என்பது இங்கே.
அவுட்லுக்கில் மின்னஞ்சல்களை நினைவுபடுத்துவதற்கான படிப்படியான வழிகாட்டி
அவுட்லுக்கில் மின்னஞ்சல்களை நினைவு கூர்வது மிகவும் நேரடியானது.
இந்த படிகளைப் பின்பற்றவும், நீங்கள் பார்ப்பீர்கள் அவுட்லுக்கில் ஒரு மின்னஞ்சலை எவ்வாறு நினைவுபடுத்துவது:
- அனுப்பிய உருப்படிகளின் கோப்புறையைத் திறப்பதன் மூலம் நீங்கள் நினைவுபடுத்த விரும்பும் செய்தியைத் தேடுங்கள். சமீபத்தில் அனுப்பப்பட்ட மின்னஞ்சல் என்பதால், இது பட்டியலில் முதலிடத்தில் உள்ளது.
- மின்னஞ்சலில் இருமுறை கிளிக் செய்தால், அது திறக்கும்.
- நீங்கள் செய்தி தாவலில் இருப்பதை உறுதிசெய்க (உங்கள் சாளரத்தின் மேற்புறத்தை சரிபார்க்கவும்).
- இப்போது ‘செயல்கள்’ என்று பெயரிடப்பட்ட கீழ்தோன்றும் மெனுவைக் கண்டறியவும். உங்கள் பணிப்பட்டியில் ‘விதிகள்’ மற்றும் ‘நகர்த்து’ என்ற மின்னஞ்சல் விருப்பங்களுக்கு அடுத்ததாக இதைக் காணலாம்.
- இப்போது, செய்தியை நினைவுபடுத்த, செயல்களைக் கிளிக் செய்க. பின்னர் இந்த செய்தியை நினைவுகூருங்கள் என்பதைக் கிளிக் செய்க.
உங்களிடம் ஒரு பரிமாற்ற கணக்கு இருந்தால் மட்டுமே இந்த விருப்பங்கள் கிடைக்கும் என்பதை நினைவில் கொள்க. சில நிறுவனங்களில், விருப்பங்கள் உண்மையில் உங்கள் நிர்வாகிகளால் தடுக்கப்படலாம்.
செயல்பாட்டை முடிக்க, இந்த படிகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம் தொடரவும்:
- நீங்கள் திரும்ப அழைக்கும் சாளரத்தைப் பெறுவீர்கள்.
- இங்கே, உங்களுக்கு இரண்டு விருப்பங்கள் கிடைக்கும்: உங்கள் மின்னஞ்சலின் படிக்காத நகல்களை நீக்குதல் அல்லது அதற்கு பதிலாக மிகவும் பொருத்தமான செய்தியுடன் மாற்றுதல்.
- தனிப்பட்ட பெறுநர்களுக்கான மின்னஞ்சலை வெற்றிகரமாக அல்லது தோல்வியுற்றதைப் புகாரளிக்கும் ஒரு விருப்பத்தை செயல்பாடு வழங்குகிறது. சரி என்பதைக் கிளிக் செய்வதற்கு முன் உங்கள் விருப்பங்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
உங்கள் தேர்வு செய்தியை நீக்குவதாக இருந்தால், செயல்முறை முடிந்தது, மேலும் சங்கடமான சூழ்நிலையிலிருந்து உங்களை வெற்றிகரமாக காப்பாற்றியுள்ளீர்கள்.
உங்கள் தேர்வு செய்தியை மாற்றினால், பின்வரும் படிகளுடன் தொடரவும்:
- மாற்று செய்தி விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுத்த பிறகு, உங்கள் புதிய செய்தியை உருவாக்க புதிய திரையைப் பெறுவீர்கள்.
- நீங்கள் தயாராக இருக்கும்போது, ‘அனுப்பு’ என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து, திரும்ப அழைக்கும் செயல்முறை தொடங்கும்.
நினைவுகூரும் செய்தியை அனுப்புவதன் மூலம் உங்கள் பழைய மின்னஞ்சல் மறைந்துவிடாது என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.
எனவே, பழைய செய்தி மறைந்து போக என்ன செய்ய வேண்டும்? சரி, பெறுநர்கள் நீங்கள் பார்க்க விரும்பாத மின்னஞ்சலைத் திறப்பதற்கு முன்பு முதலில் உங்கள் நினைவுகூறும் செய்தியைத் திறக்க வேண்டும். அப்போதுதான் தவறான மின்னஞ்சல் மறைந்துவிடும். மாற்று செய்தியை அனுப்புவதன் மூலம் மின்னஞ்சல்களை நினைவுபடுத்தும்போது அதுதான் நடக்கும்.
உங்கள் நினைவுகூறும் செய்தியைத் திறக்க பெறுநர்களைப் பெறுவதற்கான ஒரு சிறிய தந்திரம் முதலில் உங்கள் நினைவுகூறும் செய்தியை “அவசரம்” என்று தலைப்பிடுகிறது. இது பெறுநர்களை விரைவில் திறக்க ஊக்குவிக்க வேண்டும்.
மின்னஞ்சல் நினைவு ஏன் எப்போதும் இயங்காது
துரதிர்ஷ்டவசமாக, மின்னஞ்சல் திரும்ப அழைக்கும் செயல்முறை சரியாக இயங்காது.
தற்போது எங்களிடம் உள்ள அதிவேக இணைய வேகத்தைக் கருத்தில் கொண்டு, பிழையாக அனுப்பப்பட்ட மின்னஞ்சல் ஒருவரின் இன்பாக்ஸில் சில நொடிகளில் தரையிறங்கும். பெறுநர் மின்னஞ்சல் கிளையனுடன் திறந்த நிலையில் தனது மேசையில் அமர்ந்திருந்தால், அதை நீங்கள் நினைவுகூருவதை விட வேகமாக அவர் பார்ப்பார், திறப்பார்.
அது மட்டும் பிரச்சினை அல்ல
பல காரணிகள் விஷயங்களை சிக்கலாக்கும், அவற்றுள்:
- திறந்த எந்த மின்னஞ்சலையும் திரும்ப அழைக்க முடியாது. இருப்பினும், பெறுநர் உங்கள் நினைவுகூரும் மின்னஞ்சலைப் பெறுவார், நீங்கள் தவறான மின்னஞ்சலை அனுப்ப விரும்பவில்லை என்பதை அவருக்குத் தெரியப்படுத்துகிறது.
- பெறுநருக்கு குறிப்பிட்ட வடிப்பான்கள் இருக்கலாம், அவை பெறப்பட்ட மின்னஞ்சல்களை இன்பாக்ஸ் கோப்புறையைத் தவிர மற்ற கோப்புறைகளில் மாற்றும். மின்னஞ்சல் பெறுநரின் இன்பாக்ஸில் இருந்தால் மட்டுமே அது செயல்படும் என்பதால் இது நினைவுகூர முடியாதது.
- பொது கோப்புறைகளுக்கு அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல்கள் அனைவரையும் பார்க்க அதிக ஆபத்து மற்றும் நினைவுகூரப்படுவதற்கான குறைந்த வாய்ப்பு உள்ளது. நினைவுகூர இயலாது என்பதற்காக அனைவருக்கும் மின்னஞ்சலைப் பார்க்க இது தேவையில்லை. ஒரு பெறுநர் அதைப் படித்ததாகக் குறிப்பது நினைவுகூர இயலாது.
- இந்த அவுட்லுக் நினைவுகூறும் அம்சம் ஜிமெயில் போன்ற பிற மின்னஞ்சல் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல்களில் இயங்காது. இது அவுட்லுக்கிற்குள் அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல்களுக்கு மட்டுமே செயல்படும். எனவே, அவுட்லுக்கிற்குள் தகவல்தொடர்பு பாதுகாப்பாக இருப்பதை நீங்கள் கட்டுப்படுத்த விரும்பலாம்.
- அவுட்லுக்கின் வெவ்வேறு பதிப்புகளைக் கையாளும் போது செயல்பாடு சிக்கலாக இருக்கும். எக்ஸ்சேஞ்ச் ஆக்டிவ் சிங்க் அமைப்புகளுடன் மொபைல் சாதனங்களில் அவுட்லுக்கைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால் இதுதான். உங்கள் மொபைல் போன் ஆஃப்லைனில் இருந்தால் அது இன்னும் மோசமாகிறது.
- உங்கள் கணினியில் செயல்திறன் சிக்கல்கள் இருந்தால், அது மந்தமாக இருக்கும். உங்கள் கணினி சிறிது நேரம் பதிலளிக்காமல் இருக்கலாம், இதனால் மின்னஞ்சலை விரைவாக நினைவுபடுத்துவது கடினம். ஆகையால், ஆஸ்லோகிக்ஸ் பூஸ்ட்ஸ்பீட் போன்ற பயனுள்ள கருவியைப் பயன்படுத்தி, உங்கள் கணினியை உச்ச செயல்திறனுக்காக மாற்ற வேண்டும்.
இந்த சவால்களைக் கருத்தில் கொண்டு, மதிப்புமிக்க அம்சம் எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக பயனளிக்காது.
மின்னஞ்சல் நினைவுகூரல் செயல்படவில்லை என்றால் என்ன செய்வது? வேறு ஏதாவது உதவுமா?
உங்களுக்கு நிச்சயமாக இன்னும் ஒரு வழி உள்ளது: ஒரு நேர்மையான மன்னிப்பை எழுதுங்கள். மறுபுறம் உள்ளவர்கள் உங்கள் இக்கட்டான நிலையைப் புரிந்துகொள்வதற்கும், குற்றம் சாட்டாததற்கும் அதிக வாய்ப்புள்ளது.
இன்னும் சிறப்பாக, எதிர்காலத்தில் இதுபோன்ற சூழ்நிலையைத் தவிர்க்க நீங்கள் முன்னெச்சரிக்கை நடவடிக்கைகளை எடுக்கலாம்.
எங்கள் மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவதற்கு முன்பு அவற்றை இருமுறை சரிபார்க்க வேண்டும் என்பதே சிறந்த முன்னெச்சரிக்கையாகும். அவசர செய்திகளைக் கூட அனுப்ப அவசரப்பட வேண்டாம். அவற்றை இரண்டு அல்லது மூன்று முறை படிக்கவும்.
உங்களுக்கு இன்னும் முழு ஆதாரம் கொண்ட முன்னெச்சரிக்கை நடவடிக்கை தேவை என்று நீங்கள் நினைத்தால், அனுப்பும் போது தாமதப்படுத்த உங்கள் மின்னஞ்சல்களை அமைக்கலாம். இந்த அமைப்புகளைப் பயன்படுத்த, இந்த வழிமுறைகளைப் பின்பற்றவும்:
- கோப்புக்குச் செல்லவும்.
- விதிகள் மற்றும் விழிப்பூட்டல்களை நிர்வகி என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- புதிய விதியைத் தேர்வுசெய்க.
- நிபந்தனைகளைத் தவிர்த்து, வெற்று விதியிலிருந்து தொடங்கவும். இது எல்லா மின்னஞ்சல்களையும் உள்ளடக்குவதை உறுதி செய்கிறது.
- இப்போது, பல நிமிடங்களுக்கு ஒத்திவைப்பு என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் சில நிமிடங்கள் தாமதமாகிவிட்டால், அவற்றை அனுப்புவதை மறுபரிசீலனை செய்ய உங்களுக்கு போதுமான நேரம் கிடைக்கும். நீங்கள் அனுப்பியவற்றை நினைவுபடுத்துவதற்கு இது போதுமான நேரத்தை வழங்கும்.
உங்கள் மின்னஞ்சல்களை எவ்வாறு நினைவுபடுத்துவது மற்றும் எதிர்காலத்தில் நிலைமையைத் தவிர்க்க என்ன செய்ய வேண்டும் என்பது இப்போது உங்களுக்குத் தெரியும்.
